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E-Rechnung: Was Unternehmen ab 1.1.2027 wissen müssen

Am 1.1.2025 ist die E-Rechnungspflicht zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen im B2B-Bereich mit Übergangsregelungen bis zum 31.12.2027 in Kraft getreten: Der Empfang, die Verarbeitung und Aufbewahrung von E-Rechnungen ist für sämtliche Unternehmen seit dem 1.1.2025 Pflicht. Die Übergangsregelung betrifft lediglich das Ausstellen und Versenden von E-Rechnungen.

Zum 1.1.2027 beginnt bei der E-Rechnung die entscheidende zweite Stufe für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen im Rahmen der B2B-Umsätze ab 800.000 € Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im Kalenderjahr 2026. Dieser muss E-Rechnungen im X-Rechnungs- oder ZUGFeRD-Format oder in sonstiger zulässiger Ausgestaltung erstellen. Eine einfache PDF-Datei reicht grundsätzlich nicht mehr.

Hat derselbe Unternehmer 2026 dagegen nur 600.000 € Gesamtumsatz, darf er für seine 2027 ausgeführten Umsätze aufgrund der Übergangsregelung noch bis 31.12.2027 eine Papierrechnung bzw. – mit Zustimmung des Empfängers – beispielsweise eine PDF-Rechnung verwenden.

Für Kleinunternehmer gilt abweichend von den genannten Regelungen Folgendes:

Kleinunternehmer müssen seit 1.1.2025 E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und aufbewahren können. Der Versand von E-Rechnungen ist für Kleinunternehmer nicht verpflichtend. Diese dürfen also neben der Papierrechnung auch weiterhin PDF-Rechnungen ausstellen. Die freiwillige Versendung von E-Rechnungen ist allerdings möglich.

Auch bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, steuerfreien Umsätzen sowie insgesamt bei Rechnungen an Endverbraucher ist die E-Rechnung nicht verpflichtend.

Zusammenfassend gilt Folgendes:

Wichtig: Unternehmen, die zu den jeweils für sie geltenden Stichtagen nicht ordnungsgemäß E-Rechnungen empfangen, verarbeiten, aufbewahren und versenden können, eröffnen der Finanzverwaltung die Möglichkeit, Umsätze zu schätzen, den Vorsteuerabzug zu versagen oder Bußgelder verhängen zu lassen!

Es ist geplant, die Aufbewahrungsfrist für alle Unternehmen von 10 Jahren auf 15 Jahre zu verlängern. Ob die Umsetzung noch für 2027 erfolgt, ist noch nicht bekannt.

Steuerbescheide werden ab 1.1.2027 digital bekannt gegeben

Das Bundesfinanzministerium hat mit Schreiben vom 13.8.2026 eine wichtige Änderung bei der digitalen Bekanntgabe von Steuerbescheiden bekanntgegeben. Diese soll ab 1.1.2027 zum Regelfall werden.

Bei einem aktiven ELSTER-Nutzerkonto ist grundsätzlich keine ausdrückliche Einwilligung für die digitale Bescheidbekanntgabe mehr erforderlich. Wer weiterhin Papier möchte, muss die postalische Bekanntgabe beantragen. Auch für die digitale Bescheidbekanntgabe gilt dann die viertägige Frist für die Bekanntgabefiktion. Es kommt also nicht darauf an, wann der Steuerpflichtige das ELSTER-Postfach tatsächlich öffnet oder den Bescheid herunterlädt. Die Finanzverwaltung muss die abrufberechtigte Person am Tag der Bereitstellung elektronisch darüber informieren, dass ein Verwaltungsakt zum Abruf bereitsteht. Diese Benachrichtigung hat aber nur noch Hinweisfunktion. Sie ist nicht mehr der Anknüpfungspunkt für die Bekanntgabefiktion.

Für den Steuerberater ist die Änderung besonders relevant, denn wenn der Finanzverwaltung vom Berater eine elektronisch übermittelte Vollmacht nebst Empfangsvollmacht vorliegt, kann der Bescheid dem Steuerberater zur Verfügung gestellt werden. Diese Vorschrift ist eine „Soll-Vorschrift“. Steuerpflichtige, die den Bescheid direkt erhalten, müssen diesen unmittelbar an den Steuerberater weiterleiten, da die Einspruchsfrist gleichwohl zu laufen beginnt und der Steuerpflichtige sich nicht darauf verlassen darf, dass der Steuerberater den Bescheid ebenfalls erhalten hat.

Für das Jahr 2026 galt noch eine Übergangsphase. Ab 2027 darf der Steuerberater auch nicht mehr darauf vertrauen, dass Bescheide postalisch bei ihm oder dem Mandanten eingehen. Steuerpflichtige, die ihrem Steuerberater keine Bekanntgabevollmacht erteilt haben, müssen immer selbst dafür sorgen, dass Steuerbescheide an den Steuerberater weitergeleitet werden.

Zusammenfassung der Jahre 2026 – 2027:

Für steuerlich beratene Steuerpflichtige bedeutet dies:

1.  Steuerbescheide können ab 2027 grundsätzlich digital statt per Briefpost bekannt gegeben werden.
2. Ein digital bereitgestellter Bescheid gilt bereits vier Tage nach Bereitstellung als bekannt gegeben.
3. Ein Nichtöffnen des Dokuments verhindert grundsätzlich nicht den Fristbeginn.
4. Mandanten ohne Bekanntgabevollmacht müssen elektronische Bescheide gegebenenfalls selbst überwachen und der Kanzlei unverzüglich übermitteln.

Elternbeiträge an Schulförderverein als Schulgeld

Besucht ein Kind eine kostenpflichtige Privatschule oder Schule in freier Trägerschaft, die staatlich anerkannt ist und zu einem allgemeinen oder beruflichen Schulabschluss führt, so können die Eltern 30 % des gezahlten Schulgeldes, maximal aber 5.000 € pro Jahr als Sonderausgaben im Rahmen der Einkommensteuererklärung steuermindernd geltend machen.

Nun hat der Bundesfinanzhof (BFH) am 3.6.2026 im Rahmen der Revision entschieden, dass diese Abzugsmöglichkeit unter bestimmten Voraussetzungen auch gegeben sein k, wenn die Zahlung nicht direkt an die Schule, sondern an deren Förderverein geleistet wird. Dies hatte das Finanzgericht Münster in der ersten Instanz ebenso gesehen, wogegen das Finanzamt Revision eingelegt hatte.

Der BFH hat entschieden, dass Zahlungen an den Förderverein der Schule des Kindes, der die Zahlung an die Schule weiterleitet, als abzugsfähiges Schulgeld anerkannt werden können, wenn bei wirtschaftlicher Betrachtungsweise die Aufwendungen als Entgelt für den Schulbesuch angesehen werden können. Hierbei muss der Steuerpflichtige nachweisen, dass der Förderverein die Zahlungen ausschließlich für den Zweck des Schulbesuchs an die Schule weitergegeben hat und diese das Geld auch ausschließlich dafür und nicht für andere Zwecke wie z. B. Klassenfahrten, Lehrbücher etc. verwendet hat. Dies ist jedoch nur dann erforderlich, wenn durch die Satzung des Fördervereins nicht ohnehin bereits die Verwendung der Elternbeiträge entsprechend sichergestellt ist.